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2019年06月25日

管理職の仕事・役割と管理職に向いている人5つ|マルチタスクの正体5つ

管理職とはどのような職務なのか、具体的な仕事内容と役割について紹介しています。また管理職に向いている人の特徴も掲載。後半では、仕事の効率を低下させるマルチタスクについて紹介。その危険性と対策を詳細に紹介しています。皆様のキャリア形成の一助となること間違いなし!

管理職の仕事・役割と管理職に向いている人5つ|マルチタスクの正体5つ

管理職の仕事と役割5つ

「管理職」と聞くと、皆様はどのような役職・業務内容を思い浮かべるでしょうか。「上司と部下の両方に気を使わなくてはいけなくて大変そう」「出世のためのファーストステップだ」など、ポジティブ・ネガティブなイメージをそれぞれ持っていることでしょう。

では「管理職」という役職はどのような仕事をし、会社に対してどのような役割を担うべきなのでしょうか。まずは「管理職」について具体的にご紹介いたします。

管理職の仕事と役割1:管理職は情報伝達・共有が仕事

社内チームで業務をこなす上で、業務に関する情報の伝達・共有は非常に重要です。朝、始業前に必ずチェックする社内共有用の情報伝達メールや掲示板など、それらを更新するのも管理職の役割のひとつです。

また、経営トップの目が行き届かない現場で起きたトラブルや顧客対応など、上層部の判断が必要な場合に素早く適切な担当に情報を伝達、指示を仰ぐことで業務を滞らせないことも管理職の重要な役割であるといえます。

管理職の仕事と役割2:チームビルディングも管理職の仕事

チームの社員が皆指示を待つばかりでは業務は円滑に進みません。学習意欲を持ち、自ら考えて行動できる人材を育成することも管理職に求められるスキルです。

そのためには、「やっていいことと悪いことの線引き」を明確にする必要があります。これにより各自の行動に責任感が生まれ、積極的に行動することが可能になります。こうした「セーフティーネット」の発想は、管理職を担う方は率先して取り入れていくべきでしょう。

管理職の仕事と役割3:部下の目標管理も管理職の仕事

部下のモチベーションを高く維持することも管理職の重要な役割です。そこで、管理職は部下の目標管理をしっかりとこなす必要があるといえるでしょう。

そこで管理職は、「自分はこのチームにとって必要な存在なんだ」と部下に認識させることが重要となります。部下が自分の能力を遺憾なく発揮できる、ある程度の裁量を認められている、一貫してプロジェクトに携われるなど、部下の存在意義を見極めることが求められます。

管理職の仕事と役割4:部下の査定・評価は管理職の仕事

経営のトップがすべての社員に対し適切な評価をすることは不可能です。そのため、管理職には各自チームの部下に対する査定と評価を求められます。

査定や評価は部下のモチベーションに非常に大きく関わってくるものですので、手を抜くことはできません。正しい査定と評価のためには、日頃の業務からコミュニケーションをしっかりとる、一定の成果において査定対象の貢献度を数値化するなど工夫が必要となるでしょう。

管理職の仕事と役割5:承認・決裁も管理職の仕事

管理職はチームの中でも責任ある立場であるといえるでしょう。部下の仕事や提案に対し、責任を持って承認・決裁することも重要な仕事です。

承認・決裁の基準が曖昧な場合、セーフティネットが崩壊し、部下をはじめチームの構成員は全力で仕事をすることができなくなってしまいます。セーフティネットを正しく維持し、継続的に成果を出すために必要な決定を行えるかどうか、管理職に求められる重要な役割のひとつです。

管理職に向いている人5つ

管理職には、継続的に成果を出すことが求められます。そのために部下の目標管理をしたり、チームの人間関係の潤滑油のような役割を担ったりと、多くの責任ある任務を任されているといっても過言ではないでしょう。

過酷そうに見える管理職ですが、どのような人が管理職に向いているといえるのでしょうか。この項目では、管理職に向いている人の特徴とその理由を5つご紹介させていただきます。

管理職に向いている人1:企業の分野に精通した人

適切なアドバイスをすることは部下やチームメンバーの信頼を獲得するために必須であるといえます。そのためには、企業の分野に精通した確固たる知識が求められます。

自分が率いるプロジェクトに関する知識に関しては徹底的に事前に勉強しておくと、仕事に対する余裕も生まれ、より質の良い仕事をすることもできます。キャリアの中で培った経験と、蓄積された知識があればチームからの信頼と期待を集めることができるでしょう。

管理職に向いている人2:決断力にブレがない人

キャリアの浅い若手のチームメンバーはまだ自己決定権も少なく、裁量を管理職に求めるケースも多いでしょう。このとき、管理職の決定が不安定なものだと部下は仕事を前進することができません。

特にプロジェクトに納期などの期限が設けられている場合など、常に時間との戦いになります。管理職に求められるのは、決断力がブレず、スムーズに業務をこなせる環境を整えることです。部下からの信頼にも直結する重要な役割といえます。

管理職に向いている人3:マルチタスクへの対応が上手な人(シングルタスクに置き換える)

マルチタスクは、仕事効率を大きく下げる要因として知られています。人間は一度に多くのタスクをこなすことは基本的にできないとされているためです。

管理職に求められるスキルとして、マルチタスクをシングルタスクに置き換えることが挙げられます。仕事を細分化し、全体を把握することでチーム全体が生み出す利潤を最大にする。管理職は常に業務がどのような個々の仕事で構成されているのかを把握しなくてはなりません。

管理職に向いている人4:情報収集力・分析力のある人

正しい指示を出すためには、適切な情報を適切に分析して提示する必要があります。裏打ちのない主観的な考えや情報では、チームの信頼を得ることはできません。

自らの考えやアイディアに対し、信用の置ける情報機関から得た情報とそれを正しく分析したデータなどがあれば、説得力が増します。管理職はそうした情報収集力・分析力が求められます。エクセルなどを用いた情報分析ツールの使用方法などを学んでおくと良いでしょう。

管理職に向いている人5:先見性のある人

管理職としてチーム全体の流れを把握し利潤を最大にするためには、目の前で起きていることだけを管理するだけでは不十分です。現状から予想しうる状況を読み、トラブルが起きる前に対策を打つことも極めて重要です。

今後起きうるトラブルに対し事前に対策を打つことは管理職級のキャリアを持っている人にしかできません。先見性があり、そうした対策を考えることに長けていれば、管理職に向いているといえるでしょう。

マルチタスクの正体5つ

「仕事ができる人」と聞くと、どのような人を思い浮かべますか?「同時に多くの仕事をこなせる人」を創造する方も多いことでしょう。しかし、マルチタスクで仕事をこなそうとする人はかえって効率の悪いことをしていることをご存知でしょうか。

マルチタスクがなぜ仕事をこなす上でマイナスなのか、その知られざる実態についてご紹介いたします。

マルチタスクの正体1:効率が悪い

人間が同時にできることというのは、無意識にできることのみであるとされています。例えば、体を洗いながら歌を歌ったり、歩きながら会話をしたりといった日常的なことです。しかし、これはマルチタスクとは別物です。

常に頭を使いながら効率化を重視してこなす業務は、日常の習慣とは違います。頭を使って考えながら行う仕事は同時に進めようとするとむしろ作業効率が落ちてしまいます。

マルチタスクの正体2:人間の脳はひとつのことにしか集中できない

人は同時に物事を処理することはできず、1つのことにしか集中できないとされています。これは実際にやってみればわかります。

目の前にある大量の豆の数を数えながら、横にいる人と会話をしてみてください。会話の内容などまったく入ってきませんし、具体的な返事をすることも困難です。

会話の内容が難しくなるほど数を数える作業がスローになります。さっさと数えきってしまった方がよほど効率がいいことがわかります。

マルチタスクの正体3:認知症のリスクさえあるマルチタスク

マルチタスクは大きなストレス要因になりうることもあります。このストレスによって分泌されるコルチゾールが長時間分泌されると、脳の萎縮などを引き起こし認知症を誘発するといわれています。

仕事中、常にマルチタスクで業務をこなそうとしてしまう人は特に注意が必要です。また、マルチタスクを意識的やめることでストレスが軽減され、今よりも仕事をこなしやすくなる可能性もあります。

マルチタスクの正体4:タスク・スイッチングのループ

タスク・スイッチングとは、脳を高速で切り替えて物事を処理することです。マルチタスクで仕事をこなしている人はこのタスク・スイッチングを長時間続けていることになります。これは脳に相当な負荷をかけていることになります。

マルチタスクをやめることで集中力が増し、仕事の効率も向上します。まずは1つの業務を集中してこなす習慣を身に着けましょう。

マルチタスクの正体5:IQを低下させる

マルチタスクをこなす人はIQが低下するという研究報告も存在します。これに関しては読者の皆様も経験があることでしょう。

学校から課された課題をこなしながら友達と電話などしていた場合、「さっき調べた単語の意味はなんだったかな」など直前の記憶を思い出せないことがあります。IQが低下している証拠です。マルチタスクは記憶力の低下を招いてしまう危険性があります。

マルチタスクで処理しようとする人の特長2つ

ではどのような人が無意識にマルチタスクでこなそうとしてしまうのでしょうか。マルチタスクは脳にとっても仕事にとっても良くないものだとわかっていても、なかなかついてしまった習慣からは抜け出せません。

この章では、マルチタスクになってしまいがちな人の特徴をご紹介します。「当てはまっている」と思われた方は、注意して今後の業務に取り組んでみてください。

マルチタスクで処理しようとする人の特長1:自己満足

効率が悪いとわかっていても、マルチタスクをこなすことが自己満足に直結してしまっているパターンを多く見かけます。マルチタスクをこなしている自分へのイメージが良いことが原因のひとつです。

まずはこのイメージを払拭し、仕事効率を最優先させることが重要です。まわりの意見なども参考にして、マルチタスクの削減に取り組むのも良いでしょう。

マルチタスクで処理しようとする人の特長2:勘違い

「同時に複数の仕事をこなせる自分はなんて仕事ができるのだろう」という考えから抜け出せないパターンが特徴として挙げられます。やはりマルチタスク=仕事ができるというイメージは今も根強いです。

まずはマルチタスクは効率が悪いのだということを自覚することが重要です。また、マルチタスクをやめることで今よりさらに仕事ができるようになると考えれば、気持ちも前向きになるでしょう。

管理職とマルチタスクについて理解を深めよう!

いかがでしたでしょうか。管理職とマルチタスクの両方を理解することで、皆様のビジネスチャンスはより広がり、今後のキャリアに大きく影響することでしょう。

仕事はつらく苦しいことから耐えることばかりに目が向きがちですが、理解を深めることによってそれを軽減したり、良い結果につなげやすくなります。またそうした理解が、今後の皆様のキャリアをよりすばらしいものにすることでしょう。

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