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2019年08月14日

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍

皆さんは秘書のお仕事に興味はありますか?華やかで知的!と思われがちな秘書のお仕事。「私にできるわけない」というそんなあなたに秘書として必要とされるスキルをいくつかと、管理・事務の秘書におすすめの書籍5冊をご紹介していきたいと思います。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍

秘書とは

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍
秘書とは社長を始めとした重要な職務にある人のサポートとして、重要書類などを扱う職種です。

重要書類とはたいていが、組織の重要人物である社長や重役などの上層部の人々に関する書類です。その書類の管理・事務を行う秘書という立場の人物は、書類の整理だけでなく人間同士のコミュニケーショ能力も豊かである必要があります。

秘書という仕事は書類の管理・事務能力だけではなく、対人スキルなどの人間力も必要とするたいへん重要な職業です。

秘書の具体的な仕事内容

秘書にはさまざまな業務があり、職場によって仕事の内容は違います。

管理・事務の秘書としての役割がいちばん大きい職種です。具体的にはコピーや書類整理・保管・分類などの重要書類の管理業務から、書記などの書類の作成などに携わります。

組織の上層部のスケジュール管理や予定の組み立て、財務や企画立案まで任される場合もあります。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍
管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選をご紹介していきます。

秘書はさまざまな業務をひとりでこなせるだけの種類の能力がないと就くことができません。場合によってはそのときどきで資格を取り、最先端の技術を学ぶ必要があります。

それでは、管理・事務の秘書に必要なスキルの種類をそれぞれ見ていきましょう。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類1:スケジュール調整

スケジュールを上手に調整することで、上司が仕事をスムーズに行うことができます。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類の中でも、スケジュールの管理はとても重要です。特に講演やイベントの主催者側だった場合は失敗が許されない種類の仕事です。

上司の1日の行動や年間を通してのスケジュールをしっかりと把握して、仕事が重なったときは優先順位をはっきり認識できるように、仕事の種類を把握しておく能力も必要です。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類2:文書作成能力

管理・事務の秘書として当たり前のことですが、文書作成能力などの種類のスキルが必須です。

秘書は上司の書記としての役割がありますから、パソコンなどの操作もスムーズにおこなえる必要があります。メール機能など、最先端の種類のスキルを常に勉強しておくことが大切です。

正しい文書作成ができるように手紙に関するマナーなども完璧に把握しておくことが必要です。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類3:ファイリング

管理・事務の秘書は書類に関する管理能力の種類は完璧である必要があります。

どの書類が必要でどの書類を破棄するべきかを正確に把握しておく必要が管理・事務の秘書にはあります。そのために常日頃から社内のコミュニケーションを大切にして、自社の仕事内容を完璧に把握しておくことが大切です。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類4:郵便物の管理

秘書には手紙など、外部とのやりとりをするためのスキルが必要です。

郵便物のやりとりをスムーズに行うことで仕事が順調にまわっていきます。常日頃から郵便物の動向に気を配っておくことが大切です。この種類のスキルは時代の流れとともに制度が変わっていくので、常に最新情報を入手しておく必要があります。

また、郵便物関係のスキルにはうっかりミスがつきものなので、再度の確認が必須となります。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類5:来客対応

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍
お客様を迎える際には、おもてなしの心が必要な種類のスキルが必須です。

管理・事務の秘書でも、会議室の設定やテーブルセッティング、お茶出しや弁当・飲み物・菓子の手配などをしなてくはならないシーンがよくあります。来客対応は秘書が行う種類の仕事のひとつと認識しておきましょう。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類6:調整力

秘書のスキルの種類に調整力が欠かせません。

いくら完璧にスケジュールを組んだとしても、それが実行できなければ意味がありません。常にスケジュール通りに運ぶかどうかの調整を続けていけることが、秘書としての資質に繋がっていきます。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類7:電話応対

ひところまで主流だった電話の応対は、今も管理・事務の秘書に求められている大切な種類のスキルです。

正しい言葉遣いで電話やメールに応対することで、その会社が優れた組織だと認識してもらえます。そのためにも、電話の正しいマナーやきれいな会話術などの種類のスキルを磨いていくことが秘書には必要です。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類8:手配する能力

上司の出張の手配に関する種類のスキルが秘書には必要です。

上司が知らない場所へ行く時などは、困らないようにタクシーなどの交通機関の手配ができるなどの種類の能力があることが秘書として求められています。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類9:贈答品の手配

秘書として挨拶文や贈答品を手配できるなどの種類のスキルが必要です。

秘書は一般的な道徳観や常識が必須です。常日頃からマナーの勉強をして、上司が恥をかかないようにしっかりと対応していきましょう。

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10:会計

管理・事務の秘書として生産業務の種類のスキルが求められています。

秘書は数字に強くある必要があります。出張やパーティ・イベントや後援会・研修など、仕事でお金が発生するケースはたくさんあります。常に計算ができる状態を作り出しておきましょう。

管理・事務の秘書に求められるスキルを学ぼう!おすすめの書籍5冊

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍
管理・事務の秘書に求められるスキルを学ぶためのおすすめの書籍5冊をご紹介していきます。

管理・事務の秘書について知るには、元秘書の方たちの著作を読むのがいちばんです。数々の体験談やアドバイスから、誰もが陥る挫折や危機感からの乗り越え方のヒントを得ることができるはずです。

あなたのなりたい管理・事務の秘書を目指して、さまざまな本から知識を得ていきましょう。

ビジネスパーソンのための「秘書力」養成講座

「ビジネスパーソンのための「秘書力」養成講座」は、元一流管理・事務の秘書が送る、立派な秘書になるためのビジネス書です。

周囲と信頼関係を築くことが管理・事務の秘書の原点であるとする著者が、秘書の仕事のやり方を細かくアドバイスするハウツー本です。管理・事務の秘書になるための必読書です。

秘書に限らず、多くのビジネスパーソンの為になる良書。
仕事の成果を一段上げるための方法や考え方が、わかりやすく書かれており、筆者の実体験が基になっているので、説得力がある。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R2A6XGVJISTN... |

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

『「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣』は日本人初の米国公認秘書検定合格のカリスマ秘書が書いた、管理・事務の秘書についてのおすすめ本です。

管理・事務の秘書になりたい、またはその職種についている人も、カリスマに学ぶことはたくさんあります。

また、この本は管理・事務の秘書ではなくても気配りやコミュニケーション方法、身だしなみからストレス発散方法までビジネスマンが知りたい情報がたくさんあふれている1冊です。

組織の中における、人とのかかわり方や仕事の仕方を考えさせられる。

日々の事柄に対して、視点がかわった。
秘書の仕事に就く人だけでなく、上司を持つ人は読んでおくべき本。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R2D3GAHP2WRH... |

「秘書力」で人生を変える!

「「秘書力」で人生を変える!」は、アナウンサーから社長秘書となった著者が教える、すてきな管理・事務の秘書のなり方の本です。

著者は数々の苦難を乗り越えて秘書力を身につけた人物です。どんな挫折にあっても実力やスキルをアップすることができると、わたしたちに教えてくれる1冊です。

どんな仕事にも役立てることができる本書のサクセスストーリーが、秘書力という素晴らしいパワーをわたしたちに授けてくれます。

就活だけでなく、側に置いておきたい一冊。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R36QV0XBXVQ4... |

日本一の秘書―サービスの達人たち

「日本一の秘書―サービスの達人たち」は、最高の社長秘書など、サービス業の達人たちの極意と真髄に迫る1冊です。

秘書もそうですが、どんな分野にも最高峰のスキルを極めた達人がいます。名物ドアマンや警察官・クリーニングの達人など、数々のサービス業について考察していくことで、あなたの秘書の業務にも磨きがかかります。

著者のノンフィクション作家としての視点から、サービスの達人たちについて学べるおすすめ本です。

筆者の主張に賛成します。「狭義のサービス業」でも製造業でも、仕事はすべからくサービス業だと評者は思います。そこを勘違いしている人があまりに多いので、時々怒ってしまいます(特に、医者、公務員)
 ここに挙げられている「サービスの達人」は自らのサービスレベルの向上に余念がありません。ちょっと感動してしまいました。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/RQ227D0L4L2S... |

エグゼクティブ秘書が教える一流の仕事術 ボスを支える20のミッション

「エグゼクティブ秘書が教える一流の仕事術 ボスを支える20のミッション」は、カリスマ秘書が教える管理・事務の秘書のための学べる1冊です。

著者は商社に勤めて米国秘書検定マネジメント講師も務めた、管理・事務の秘書の日本における第一人者です。ベストセラー本などたくさんの著作本を出版している人気作家でもあり、現在は秘書の養成校も経営しています。

秘書についての極意が体験談を交えてわかりやすく説明されています。

私も秘書をしているので、とても共感するところも多く、勉強になりました。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R3H4IWG1V06G... |

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類を把握しましょう!

管理・事務の秘書に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍
管理・事務の秘書に求められるスキルの種類についてご紹介させていただきました。

管理・事務の秘書になるからには、一流を目指してさまざまな技術や資格・スキルを学んでいきましょう。日々の業務の中からでも、秘書としての心得はたくさん収得できます。向上心を常に忘れずに、立派な管理・事務の秘書を目指してください。

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