Search

検索したいワードを入力してください

2019年08月14日

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍5冊

皆さんは総務と聞いて何を連想されますか。総務は多種類の仕事の管理・事務するため会社内ではなくてはならない存在です。営業や生産の部署と違い、総務は目立つ仕事ではありませんが、総務が管理・事務することで、多種類の部署の人達が安全に仕事ができるよう運営する仕事です。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類10選|おすすめの書籍5冊

総務職とは

総務職とは、社内において営業部門や生産部門、などで働く人々が、働きやすい環境となるように調整し、業務に支障がでないように管理・事務するなど、一般にどの種類の部署にも属さない多種多様な仕事をするのが総務の仕事だといえます。

いわゆる会社全体を機械で例えるなら、潤滑油的な役割をはたす部署が、総務の仕事だといえることでしょう。

総務職の具体的な仕事内容

総務職の仕事は、営業部門や生産部門などのように、会社に直接的に利益をあげるという仕事内容ではありません。また総務の仕事ほど、会社の規模や職種によって求められるスキルが違う部署はないことでしょう。

具体的な総務の仕事内容としては、文房具などの備品やオフィス機器の手配と、無駄な出費を抑えるための在庫管理、福利厚生や社員の希望を考慮するための予算をくむなど、事務・管理をする仕事です。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類10選

総務の仕事では、多くの種類の案件などを扱うことになりますが、会社によっては要望される管理・事務の項目が違ってくることは多々あることでしょう。

ここでは、どんな規模の会社の総務の管理・事務の種類であっても、共通に求められるであろうスキルをご紹介させて頂きます。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類1:コミュニケーション

総務は、社内の多種類の立場にある人達を管理・事務することによりサポートするという仕事になりますので、日頃からさまざまな部署の人達との意見を聞き対処するというコミュニケーション力がないと適切な対応ができません。

例えば照明の蛍光灯を取り換える場合、業者に発注する際に、蛍光灯の色や形状を現場の人達の要望に応えるのはもちろんの事、品質を落とさずコストを抑える時にも、業者とのコミュニケーション力は必要です。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類2:作業の正確性

総務職は、売上に関する以外の事務や会社内でのイベントの企画(社員旅行や株主総会など)をすることが求められる部署です。イベントの企画のみならず予算を組み、コストを抑えるのも総務の仕事だといえるでしょう。

ですから、開催日時はもちろん場所の選定、予算の範囲などの管理・事務を正確にこなすスキルが必要とされています。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類3:作業のスピード

総務の仕事は、文房具などの消耗品をはじめ、社内の企画や建物についてなど多種類の事務・管理を担う、ある意味では「会社の雑用係」という側面をもつ部署といえるでしょう。

多種類の事務・管理をする総務の仕事ゆえに、イベントの企画や他の種類の事務の報告や見積もりが重なるという多忙な状態が、定期的に起こることでしょう。そんな多忙時の総務の仕事こそ、スピードと正確さが要求される仕事であるといえることでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類4:スケジュール管理

総務は、多種類のスケジュール調整の管理・事務も重要な仕事の1つです。会社内での建物のメンテナンス作業に関する業者との打ち合わせは大事で、例えばエレベーターの点検作業は、社内で働く人々の安全を守る上でも重要だといえるでしょう。

社内の業務にもっとも支障をきたさない日時を業者と打合せ、社内に公表するなどの管理・事務をするにも会社全体の多種類の部署のスケジュールを把握し、管理する能力が求める事になります。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類5:PCの能力

総務の仕事は、企画の立案から日程調整、企画が決まったら広報し、企画が実現するまでの打合せ、実際の当日の役割分担などといったように多種類の管理・事務を多方面にしなければならない傾向が強い部署です。

以前は大変多くの資料やメモ帳などが必要とされていましたが、今日ではPCですべて管理ができる上に、ポスターなどもPCで作成が可能となっています。つまり、PCのスキルが必須であるといえるでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類6:サポート力

総務の仕事は、さまざまな種類の部署の要望をまとめるなど管理・事務を細やかにしなければならない部署です。業務を短期間に多くこなさなければならない時があり、余裕がないほど忙しい時期があるのも総務の仕事の特色ともいえます。

こんなにも大変な時がある総務の仕事は、基本的には目立つ仕事ではありません。総務の仕事は真面目にこつこつと仕事をこなしながら社内の人のサポートをする力が必要な仕事だといえることでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類7:積極性

総務の仕事では、「縁の下の力持ち」のような種類の仕事が多いといえることでしょう。しかし、企画から立案するという工程がある総務の仕事では、企画立案したものを会社内外の多種類の職業の人達に知らせなければならない役目も、総務の仕事の1つだといえます。

そのため総務の仕事の内容は、種類もあり重要な事柄も多いので、積極的に行動することが求められる管理・事務職だといえることでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類8:協調性

大企業の総務と中小企業の総務では、同じ総務職といえども内容や種類が異なる管理・事務が多々あります。中小企業の総務職は、一から携わるのに対して、大企業の総務は、担当する種類の範囲が分担されるので、中小企業の総務よりも担当範囲が狭いといえるでしょう。

それでも1つの企画をやり遂げるには、企画の規模の大小にかかわらず、社内での協力体制が成功へ導くのに重要といえるので、互いに協調しあえる力が必要となります。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類9:交渉力

交渉するという行為は、営業職にとって重要な要素だといわれていますが、実は総務職にも交渉力は必要不可欠であるといえるでしょう。総務は企画に関する経費はもちろん、さまざまな種類の備品の調達に関しても、会社のために経費を抑えるという重要な役割があります。

多くの場面で必要な多種類の品質の良い備品のコストを抑えるのは、総務職の力量といってもよいでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類10:柔軟な対応

総務職は、会社内でのさまざまな種類の部署からの要望を聞くのはもちろんのこと、会社外に向かっても、コミュニケーションの力で情報を収集しなければならない部署であるといえるでしょう。

コミュニケーションの力が優れている総務職の人ほど、多種類の部署の人達の細かな事柄の項目を管理・事務されているといえます。それゆえに柔軟な態様こそ、クレームを少なくするためにも重要なスキルであるといえることでしょう。

管理・事務の総務職に求められるスキルを学ぼう!おすすめの書籍5冊

総務職にとって、求められるスキルはなんといっても多くの種類の項目を管理・事務できる事が望まれることでしょう。管理・事務と一言でいってもあまりにも種類の多い総務の仕事では具体的になにから始めればよいのでしょうか。

ここでは、職場に入って上司や先輩などに教えてもらう前の基礎や心構えなどが記された、総務職の管理・事務に関する本をご紹介します。

小さな会社の経理・人事・総務がぜんぶ自分でできる本

総務職の業務に初めて取り組む人向けに、経理、人事、総務の各種類の業務の概要や管理・事務に関する具体的な手続きについて、図解を交えてわかりやすく解説されている本です。各種類の業務の開始と締め切りとなる詳細な実行スケジュールも掲載されています。

書類の書き方がわからない方のために、書き方のポイントも記されています。巻末に「小さな会社のためのよく使う勘定科目リスト」があるので便利に使えることでしょう。

内容がうまくまとめられていて、とても読みやすく、分かりやすいです。
今までなんとなくやっていた業務がなるほど、と繋がる気がします。
購入して良かったです。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R353XLPEFDL3... |

図解いちばんやさしく丁寧に書いた総務・労務・経理の本

総務の未経験者や仕事を始めた人でもわかるように、総務や労務、事務などの管理・事務の業務の基礎知識が全て学べる本となっています。中小企業の事務職の方の中には、事務ばかりでなく労務や総務といった種類の管理・事務も任されているという方もいらっしゃることでしょう。

見よう見まねで、総務や労務の管理・事務の仕事をしているという、中小企業の事務職の方にも、ぜひ読んで頂きたい一冊だといえることでしょう。

本当に素人でもわかる内容と感じました。ただ、少し事務系の仕事をかじってから読むと、より理解しやすく、上司が言っていたことを再確認できたり、わかりづらかったことが理解できたりするのだと思います。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R38C384MWNY1... |

現役総務さんの声を生かした総務のお仕事がスイスイはかどる本

中小企業の総務ほど、新人で未経験者だとわかっていても職場の先輩などが「なかなか教えてくれない」「引継ぎの説明が不十分でわからない」という不満や不安を抱える方は少なくありません。

この本では、総務の先輩と後輩という実務担当者の視点で、現場での管理・事務での各種類の手続きの漏れを防ぐためのポイントが指摘されています。イラストや図がいっぱい載っていますので、初めての方にも読みやすいことでしょう。

マンガでやさしくわかる総務の仕事

総務の仕事といっても、多くの種類がありますので、未経験者や配属されたばかりの人にとっては、どこから手をつけたらよいか迷うことも多いことでしょう。この本は、総務に配属されたばかりの人に向けて書かれた、総務の管理・事務の仕事がマンガでわかる本です。

マンガの主人公である営業部のエースの高城あやのが、一転して総務部に配属されるという事から物語は始まります。ノウハウがわかりやすく書かれた本だといえます。

難しい言葉使いもなく とてもわかりやすかったです。モチベーションも上がりますし 迷った時に読み直すにも手軽な構成です。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/RGG8J5ZUPT98... |

小さな会社の総務・経理の仕事がわかる本

総務や経理の仕事は、覚える種類も多いので、すべてをできるようになるには時間がかかるといってもよいでしょう。なかには、年に一度や初めての企画を立案するということも経験することがあります。

総務での仕事をミスすることなく円滑に進めるには、自分で管理・事務の内容を覚えるしかありません。この本では、一人で仕事をする時でも便利なように必要な書類の書き方と、できるかぎりのサンプルと注意点が掲載されています。

中規模企業の経理事務パートを始めて
同じ部署に総務、人事、財務などの職種があり他の人が何をしてるか全体を知りたくて購入しました。とても参考になりました。

出典: https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/R1B9OUDIGYCQ... |

管理・事務の総務職に求められるスキルの種類を把握しましょう!

総務の管理・事務の仕事では、積極的に人とのコミュニケーションをはかり協調しながら、社内における多種類の要望に、柔軟な対応とサポート力に高いスキルが求められています。

そのためには、スケジュール管理や情報を把握し、会社の経費を抑えるための交渉力とPCでの管理・事務の作業が正確で、スピードもあることが望まれることでしょう。過去の書類や本を何度でも見ながら、ミスのない、できる総務職を目指しましょう。

転職するならビズトリートがおすすめ!

一般的に転職を考える理由としては、「もっとやりがいのある仕事がしたい」「スキルアップして市場価値を上げたい」、また「もっとお給料の良いところで働きたい」など人それぞれ異なることでしょう。

転職をする際には、あなたのキャリアに真摯に向き合ってくれる信頼のおけるパートナーが必要です。ハイキャリア向けの転職サービスのビズトリートは、年収700万以上のハイクラス求人が多数あり、転職成功に向かって並走してくれる優秀な専任のエージェントのサポートを受けられるといった充実のサービスを提供しています。

ぜひビズトリートを利用して、あなたの可能性を広げましょう。
ハイキャリア転職専門の信頼と安心感!

Related