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2019年05月27日

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?

秘書の仕事は華やかな印象がありますが、実は地味な作業が多い仕事です。高度なマナーが必要な仕事でもあり、臨機応変な対応も必要です。特に資格は必要ありませんが、社会的な常識や社会経験を身に付けておく必要があります。これからは国際化に向けて英語力も求められます。

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?

秘書の仕事とは?

秘書は社長や役員をサポートするという仕事ですが、具体的に何をするのかということはあまり知られていません。秘書の仕事は男女関係なくできる仕事ですが、女性の憧れの職種のひとつでもあります。

秘書の仕事内容とは具体的にはどういうことなのか、持っておいたほうが良い資格とはどのようなものなのか、秘書のメリットとデメリットとはどういうものなのか、秘書という仕事についていろいろと検証してみます。

秘書の仕事内容7つ

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?
秘書の仕事は、上司のスケジュール管理がメインになりますが、それに伴う多種多様な業務もこなしていかなくてはなりません。秘書の仕事は一人で行うこともありますが、大きな会社ではチームで行うこともあります。

秘書は女性だけでなく男性も活躍できる仕事です。そこで秘書の仕事内容にはどのようなものがあるのか、主な7つの具体的な仕事内容をご紹介します。

秘書の仕事内容1:上司のスケジュール管理

秘書の仕事で代表的なものは上司のスケジュール管理です。上司が効率よく仕事ができるようにスケジュールを組んで管理します。

スケジュールが急に変わることもよくあることなので、その場合には臨機応変な対応が必要になります。社外での会合の場所、出張の交通機関の手配や宿泊施設の予約も秘書の仕事です。

スケジュールが滞りなく進むために、常にいろいろなシーンを想定していく必要があります。

秘書の仕事内容2:電話・メール対応

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?
上司宛に届く大量の電話やメールに、まず最初に対応するのは秘書の役目です。上司は直接電話やメールに一つ一つ対応する時間がありません。秘書がまず対応してから必要なものを選定し、上司に取次や報告を行います。

必要なものと不必要なものの判断は適切な判断力と熟練が必要で、一朝一夕にできるものではありません。

秘書の仕事内容3:来客対応

来客の応対と、訪問希望者のアポイント受付も秘書の大切な仕事です。最初に来客を応対するのが秘書で、会社や上司の印象が左右されることになりますので、正しいマナーでお迎えするようにしましょう。

外資系企業の場合は、外国からのお客様の接待や、観光地を案内する仕事を任されることもあります。

秘書の仕事内容4:文書作成

さまざまな文書を作成することも秘書の大切な仕事です。上司の名前の社内文書の作成、会議・商談・会合の資料、お中元やお歳暮のお礼状など、幅広い文書を作成します。

文書の中には弔慰状なども多いので、冠婚葬祭のマナーを知っておいた方がいいのは当然です。文書はパソコンで作成することがほとんどですが、手書きで書く場合もあるので、きれいな字が書けることを求められる場合もあります。

秘書の仕事内容5:雑務

秘書の仕事は華やかなイメージがありますが、掃除やお茶出しなどの雑務も大切な仕事の一つです。上司の部屋の掃除や来客へのお茶出しは、秘書の仕事であることがほとんどです。

また備品のチェックをして足りないものがあれば手配しておくことも大切です。上司の買い物の代行をすることもあります。忙しい上司に代わって、公私にわたって必要なものの買い物代行を依頼されることも多いです。

秘書の仕事内容6:交通機関やホテルの手配

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?
上司が出張などの場合は交通機関やホテルの手配をすることも秘書の仕事です。交通機関一つとっても、上司の自宅、または会社から空港や駅までのハイヤーかタクシー、目的地までの列車や飛行機、空港や駅からホテル、または目的の場所までのタクシーなど盛りだくさんです。

時間などを十分に調べて目的地には時間の余裕があるように到着するように調整しなくてはなりません。また訪問先への手土産の手配をすることもあります。

秘書の仕事内容7:お店や出張先ホテルのリサーチ

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?
秘書は出張や会合、接待などに利用するホテルやお店を常にリサーチしておく必要があります。急に接待が入ってお店の手配を頼まれることもあるので、どこにどのようなお店があるのかを把握しておくことが必要です。

接待や会合には個室のあるお店が必要になるので、個室があるかどうかの確認も重要です。食事の種類も相手側に合わせられるように、和洋中に分けてリストアップしておくと便利です。

秘書の仕事に就くために役立つ5つの資格

秘書は特に資格が必要な仕事ではありませんが、新卒で採用されることはあまりありません。臨機応変な事務処理能力と高度なビジネスマナーが求められるので、まずは事務職などで経験を積むことが大切です。

秘書の仕事には資格は必要ありませんが、有利になる資格はいくつかあります。そこで、どのような資格が秘書の仕事に役立つのかをご紹介します。

秘書の仕事に就くために役立つ資格1:秘書技能検定

秘書技能検定は実務技能検定協会が実施する民間資格の試験です。「秘書検」、「秘書検定」と呼ばれることも多いです。

3級、2級、準1級、1級の4段階に分かれ、準1級以上は一次試験と二次試験があります。二次試験は試験管との面接形式で質疑応答、ロールプレイングが行われます。

試験は秘書として知っておくべき知識やマナーなどを問われる内容で、合格すると日本の一般企業で秘書としての資質を認められたことになります。

秘書の仕事に就くために役立つ資格2:ビジネス実技マナー検定

ビジネス実技マナー検定は、特に秘書に限った検定ではありませんが、ビジネス社会の基本ルールを身に付けているかどうかを判断するための試験です。

ビジネスマナー実技検定は3級、2級、1級に分かれ、1級には面接試験があります。面接試験は短いスピーチがあり、高度な内容になっています。

ビジネスマナー検定に合格していれば、ビジネスで必要な常識をしっかりと身に付けた人という証明になり、秘書としても有力な資格です。

秘書の仕事に就くために役立つ資格3:実用マナー検定

実用マナー検定は、社会人としてのマナーをどれだけ身に付けているかを図る試験で、特に秘書や受付などマナーが重要視される職場に勤務する人におすすめの試験です。

準3級、3級、2級、準1級、1級に分かれ、1級には実技試験があります。就職に直結する資格ではありませんが、秘書を目指す人なら、ぜひチャレンジしてほしい資格です。合格していれば、秘書として必要なマナーを身に付けているという証明になります。

秘書の仕事に就くために役立つ資格4:国際秘書(CBS)検定

国際秘書検定は世界を舞台に秘書として活躍したい人に役立つ検定試験です。外資系企業などで、日本語と外国語を操る秘書のエキスパートを目指す人に、ぜひおすすめしたい資格です。

プライマリーとファイナルに分かれ、ファイナルはプライマリーに合格していないと受験することができません。プライマリーは秘書としての知識とビジネス英語が問われます。

ファイナルは英語も含め高度な能力が問われ、合格率は22.5%程です。

秘書の仕事に就くために役立つ資格5:TOEIC

TOEICとはTest of English for International Communicationの略で、英語のコミュニケーション能力を問う英語を母国語としない人のための試験です。

秘書のための資格ではありませんが、英語でのコミュニケーション能力を証明するのに適した試験であり、外資系企業の秘書を希望する人には必須であると言えます。

国際化が著しい日本の企業でも、英語ができる秘書が求められています。

秘書の仕事のメリット・デメリットとは?

秘書の仕事内容7つ|秘書の仕事のメリット・デメリットとは?
秘書の仕事は華やかなイメージがありますが、実際には地味な作業が多い仕事です。どんな仕事でもそうですが、秘書の仕事にもメリットとデメリットがあります。

秘書を目指す人はメリットとデメリットを理解した上で、秘書の仕事が自分に向いているかどうかを考えてみましょう。

秘書の仕事のメリット

秘書は特殊な仕事で、上司からの信頼が厚い人でないと仕事をこなすことが難しいです。秘書の仕事を全面的に任されるということは、それだけ信用されているということであり、それだけでも仕事のモチベーションが上がります。

その他にも秘書の仕事には、他の職種にはないメリットがあります。

ビジネスマナーが身につく

秘書は上司と行動を共にすることも多く、他の社員では出会えないようなVIPクラスの人たちとも会える機会があります。そのため他の社員とは違った高い視点から会社を見ることができるようになります。

また要職の人たちと多く接するうちに、高いビジネスマナーも身についてきます。一度身につけたビジネスマナーは、一生役に立つものになります。

キャリアチェンジしやすくなる

常に上司の近くにいるために他の職種とは違った立場で会社を見ることができる秘書は、社内や社外のVIPに接しているうちに高度なビジネスマナーを身に付け、自然とコネクションができあがっていきます。

秘書として長く勤務しているうちに上司の厚い信頼を得て、より高い立場の職にキャリアアップしていくこともあるでしょう。議員秘書や弁護士秘書などに転職するなど、キャリアチェンジもしやすいメリットもあります。

秘書の仕事のデメリット

華やかに見える秘書の仕事も、上司に左右されることが多いので、時間が不規則になり休日返上になってしまうこともあります。他の部署の社員のように朝から夕方までの決まった時間に勤務するというわけには、なかなかいきません。

やりがいがある仕事であり、報酬も高いことが多いですが、事務職などにはない苦労が多くなります。

勤務時間が不規則

秘書は上司の都合に合わせて仕事をするので、勤務時間が不規則になってしまうことがあります。上司の仕事が終わらないと秘書の仕事も終わりません。

来客や会合などの予定が急に入ることもあり、遅い時間まで仕事をしなければならないこともあります。事務職のように時間どおりに終わることができないということを理解しておくようにしましょう。

社員に警戒されやすい

秘書は他の部署の社員よりも上司に近い場所にいます。そのため秘書のイメージが上司のイメージに重なってしまうために、社員とフランクに接しようとしても警戒されてしまうことがあります。

また外に漏らすことができない極秘の情報も多く知ることになり、それらの情報を求めて近寄ってくる人たちを警戒しなければならないという気苦労もあります。

秘書の仕事は貴重な経験が積めてキャリアアップに繋がる!

秘書の仕事は華やかなイメージがありますが、地味な作業が意外と多いです。仕事の量が多く時間が不規則なこともありますが、貴重な経験を積めてやりがいもある仕事です。

秘書になるための資格は特にありませんが、高度なビジネスマナーや臨機応変さも必要です。国際化に伴い英語能力も必要になってきています。

秘書はキャリアアップにも繋がりやすい仕事です。常にいろいろな情報に目を向けて、視野が広い秘書を目指しましょう。

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