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2019年05月15日

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文

英語でビジネスメールを書く時の7つの基本ルールとメールの例文についてご紹介します。英語では日本語のように敬語がありません。ビジネスメールであっても、通常の会話のようにやり取りされることもあります。英語が得意でなくとも簡単なビジネスメールは覚えておきましょう。

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文

ビジネスメールの留意点

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
IT化が進み、ビジネスにおけるシーンでもEメールは必須になりました。英語でビジネスメールをやり取りするときの基本的なポイントや例文をご紹介します。ビジネスメールを送る際は、ビジネスマナーを守って作成しましょう。

英語の場合、文化や言い回しなどが日本語とは異なることも多くありますが、フレーズを覚えてしまえば難しい事はありません。誰でも簡単に英語でのビジネスメールを作る事ができます。

急ぎの用件には使わない

ビジネスメールを送る際の、最大のポイントは急用に関してはメールで送らないことです。メールは相手がみなければ内容が伝わらないため、急ぎの場合は電話で伝えることをおすすします。

もしも、メールで伝える場合には、メールを送ったあとに電話をしてメールを送った事を伝えるようにしましょう。

急ぎの要件に関しては時間をできるだけ短縮できるような手段を取ることを優先に行動する必要があります。

重要な件では電話確認も入れる

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
ビジネスメールを送る際に、重要な要件である場合には、念押しのために電話をすることを忘れないようにしましょう。メールを送るということも、要件を伝えるための1つの手段ではありますが、要件に応じて適切な伝達手段を選ぶ必要があります。

重要な要件の場合、メールだけでの連絡は受け取った側も不満に感じることがあるため、見極めが大切です。不安であれば電話をすることが無難です。

複雑な件はメールと電話を併用する

ビジネスメールを送る際は、完結にわかりやすく書く必要があります。しかし、内容によってはメールがとても長くなり複雑さを増してしまうケースがあります。そのようなときは、電話を入れて内容が十分に理解してもらえるようにフォローアップしておきましょう。

メールを入れたあとに、同じ要件で電話をすれば、相手にも好印象を与えられるでしょう。相手を混乱させえることを防ぐだけでなく、親切にもなります。

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でのビジネスメールの書き方についての基本ルールをご紹介します。英語でのビジネスメールは日本語とニュアンスが異なることがあります。日本語には敬語という言葉遣いがありますが、英語には基本的に敬語はありません。

しかし、英語でも相手を敬った使い方が存在します。英語で日本語の敬語のように言いまわす場合、簡単な方法が主語を自分におくように文章を作ることです。それでは詳しく確認していきましょう。

1.:メールの「目的」をクリアに

英語であってもビジネスメールを送る際は、目的をクリアにすることが大切です。結論から書き上げていくことで、このメールで何を伝えたいのかを明白にしましょう。

結論が最後になると、読んでいて何を言いたいのか不明確になることがあります。ビジネスメールは、日本語であっても英語であっても基本的な部分は同じという事です。趣旨がわかりにくい文章は避けましょう。

2.:1つのメールに1つの話題

ビジネスメールの基本的なルールは、1つのメールで1つの話題にすることです。同じ相手に何個もの話題を伝えたいときであっても、メールを分けて1つの話題のみで送るようにしましょう。

何個も話題を重ねてしまうと、混乱を招く上に、内容の重要性の判別もつけづらいです。また、話題が重なることで、重要な話題を見逃されてしまう事も考えられます。

3.:5センテンス程度で表現する

ビジネスメールは英語であっても、ダラダラと長くなりすぎないようにしましょう。基本的には5センテンス程度におさめるように文章を考えて完結に作成することが好ましいです。

メールが長くなりすぎると読み手にとってストレスになるだけでなく、内容がかえって伝わりにくくなります。何を言いたいのかがわかりにくいメールは避けましょう。送る前に再度読み返し、内容の的確さや長さを確認してから送りましょう。

4:フォームを守る

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でビジネスメールを作成するときには、フォームを守ることがポイントです。フォームは、まず始めに宛名を書きましょう。次に挨拶と続き、本文に入ります。締めくくりには、「Best regards」や「Wish regards」と書き、最後に「Thank you」と書きます。

そして、差出人の情報は、名前、会社名、住所、電話番号などという順番で書きます。英語では会社名よりも先に名前を記載します。

5.:プロフェッショナルに徹する

英語でのビジネスメールを作成するときには、プロフェッショナルに徹しましょう。もしも、担当者がわからない場合には、宛名の部分には、「Mr or Ms」と書きます。日本語では、「ご担当者様」などと書きますが、英語ではこれらにかわるフレーズがありません。

6.:送信前に宛先の見直しをする

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
ビジネスメールで絶対にやってはいけないことの1つとして、宛先を間違えてしまうことです。とても大事な資料を添付することもあるメールですが、宛先を間違えて送ってしまい情報が漏れてしまうことは絶対に避けましょう。

メールを送るときには、最後に必ず宛先に間違いないか、ダブルチェックをしましょう。複数名に送る際も、誤ったアドレスが入っていないかなどをきちんと確認してから送信しましょう。

7:送信前に内容の見直しをする

英語でのビジネスメールを作成したあとには、最後にもう一度全体を読み返して内容をチェックしましょう。おかしな表現や、内容に誤りがないかを再確認してから送りましょう。

日本語でも誤字脱字があるように、英語でもスペルミスがあるケースがあります。スペルミスを防ぐためにも、変換ツールを利用することもおすすめです。

英語ビジネスメールの例文

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でのビジネスメールを書く際の、英語の使い方など例文をご紹介します。英語でもビジネスメールにおいておきまりのフレーズがあります。複数のおきまりのフレーズを覚えておけば、英語が達者でない方でも、英語でビジネスメールを作成することは簡単です。

まずは、英語における苦手意識をなくして取り組んでみましょう。メールの場合、英語を話せない、発音することができなくても問題ありません。

英語ビジネスメールの書き出し

英語でのビジネスメールの書き出しは、まずは宛名です。宛名は会社名を書くことはあまりありません。相手の名前をDearに続いて書きます。名前はフルネームで書く際には、名前、苗字と書きますが、その前に敬称を付け加えます。

もし、名前だけで呼び合う場合であれば、名前には敬称は必要ありません。苗字だけを書く場合には、敬称を書きましょう。

あいさつや・相手への心遣いを伝える言葉

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
ビジネスメールにおいての挨拶は、「Hello」や「How are you?」などと書き出しても問題ありません。いただいていたメールに返信する場合には、「Thank you for your E-mail」や「I received your E-mail with many thanks」などというフレーズが一般的です。

英語でmailは手紙のことを意味しますのでE-mailと書きましょう。

メールの目的

文頭で挨拶をしたあとはメールの目的を書き出します。目的がわかりやすくするために、「Regarding ○○」と「○○に関して」書き出すとわかりやすいです。

その他にも、「Please see of the following details」と「下記をご参照ください」というフレーズもよく使われています。

相手への依頼事項

英語でのビジネスメールは相手に依頼をする際には、「Could you」と書き出すと「していただけますか」と丁寧な表現になります。「Can you」も同じ意味がありますが、少しカジュアルな表現となります。

もしくは、自分を主語にした、「I would like to」を用いて「したい」という意思を示します。複数ある場合には、1,2,3と番号をふってわかりやすく記載するようにしましょう。

締めの言葉

ビジネスメールでない場合には、締めの言葉は一般的に「Sincerely yours」と「心を込めて」と記載することが多いです。親しい間柄の場合であると「Love」などと書くこともあります。

ビジネスメールに関しては、「Best regards」や「Wish regards」と書き、「Thank you」と書きます。依頼メールの場合、「Thank you in advance」と書くこともあります。

英語ビジネスメールの文章

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でのビジネスメールでよく使われるフレーズをご紹介しますので、ぜひともご参考にしてくだい。フレーズを組み合わせてビジネスメールのスキルアップに役立ててみましょう。

日本語のビジネスメールでもよく使われるフレーズばかりなので覚えておくとよいでしょう。わずかなフレーズでも組み合わせることで表現のバラエティーが豊富になります。

「お返事をお待ちしています」

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でのビジネスメールでは、最終で「We look forward to hearing from you soon」と「お返事お待ちしております」という意味に近い表現を使います。

直訳すると「あなたからの返信をすぐに来ることを楽しみにしています」ということになりますので、つまり、返信を待っているという意味になります。また、「for your reply」と「あなたからの返信」をもちいて使うことも可能です。

「対応していただけると有難い」

「Could you accept ○○」を直訳すると「受け入れてくれますか」という意味になります。もしくは、「I glad that you accept ○○」という場合は、「あながたが○○を受けてくれると嬉しいです」という意味になり、「対応していただけると有難い」という文と似たような意味をもちます。

英語でのビジネスメールは言い換えがいくらでもできるため、アレンジをしましょう。

「お会いするのを楽しみにしています」

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
お会いすることを楽しみにしていますというフレーズもよく使われます。英語では「We look forward to meet you」といいます。この「look forward」という熟語はとても使いやすいので覚えておきましょう。ビジネスメール以外の英語でのメールのシーンでも使えます。

ビジネスメールでは、「弊社」という表現は「we」を用います。個人のメールの場合は「I」にかえて使いましょう。

「今後ともよろしくお願い致します」

英語でのビジネスメールでの「今後ともよろしくお願いいたします」のフレーズの1つは、「I'm looking forward to working with you」です。意味は「あなたと仕事をすることを楽しみにしています」となります。

「We would appreciate your continued cooperation」もよく使われ「引き続きご協力に感謝します」という意味も含まれています。

「質問があれば連絡してください」

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語でのビジネスメールでよく用いられるフレーズ、「If you have any questions please don't hesitate contact us」です。直訳すると「もし何かご質問などがありましたら、ご遠慮なくご連絡ください」という意味になります。

「hesitate」にためらうなどの意味があり、don'tをつけることでためらわずにという意味が込められます。

「お力になれる事があればお知らせください」

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
「Please tell me if you need anything」や「If there's anything I can do for you, please let me know」がよく用いられています。

特に後者の表現はとても丁寧なのでおすすめです。「もし私にできることがあれば、ご連絡ください」と丁寧に伝えられます。「Please let me know」もよく使われており、「お知らせください」という意味があります。

「申し訳ありません」

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語で「ごめんなさい」というときは「Sorry」と言います。しかし、もっと丁寧にビジネスメールらしく表現するには、「I apologize to ○○」と言います。「apologize」に謝罪するという意味が含まれています。

Sorryを用いることも間違いではありませんが、使用する際には、「I am sorry to ○○」と省略せずに使いましょう。

「またこちらからご連絡いたします」

「I'll contact you」で「またこちらからご連絡いたします」となります。「absolutely」や「for sure」と最後につけることで、「必ず」という意味をもたらします。「again」をつけることで「再度、ご連絡申し上げます」という意味にもなります。

「as soon as possible」とつけると「できるだけ早く」という意味になります。「asap」と省略して使われることもあります。

英語でビジネスメールをしてみませんか

英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルール|メールの例文
英語ビジネスメールを書く時の7つの基本ルールとメールの例文のご紹介はいかがでしたか。英語でのビジネスメールは正解はありませんので、うまくアレンジして使いこなしてみましょう。

英語が苦手な方でも定番のフレーズを覚えておくことで、文章を作成することができます。英語でビジネスメールを作ることができれば、仕事の幅も広がります。また、英語はわかるようになればなるほど、楽しみながら覚えることができます。

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